Cómo escribir un correo formal

¿Cómo escribir un correo formal?

Un correo electrónico formal es aquel que necesitamos escribir para un asunto de importancia, como solicitar un empleo, comunicarnos con una institución, hacer negocios o expresar una información de un modo respetuoso y oficial, no coloquial.

Al igual que en otro tipo de escritos, los correos formales siguen un protocolo y respetan cierta normativa respecto al uso del idioma, por lo que a la hora de escribirlos es importante tomar en cuenta aspectos básicos como los siguientes:

  • Emplea una cuenta de correo profesional. Usa una cuenta cuya dirección tenga que ver con tu nombre y apellido, y no algo repleto de números, signos y referencias ajenas, que sea difícil de transcribir o que resulte infantil.
  • No utilices expresiones coloquiales. Ni groserías, ni emoticonos, colores o gifs. Una comunicación formal es muy distinta de lo que normalmente harías en redes sociales o en tu servicio de mensajería personal. Tampoco uses firmas con imágenes o animaciones.
  • Utiliza un lenguaje pulido. Redacta con cuidado y usa un lenguaje adecuado, que el otro pueda comprender fácilmente. No uses expresiones propias, ni giros coloquiales. Apuesta por algo culto y sencillo.
  • Ve al grano lo más posible. Evita la información innecesaria. Un correo formal no es una carta a un amigo, sino una comunicación que tiende a lo profesional. Respeta el tiempo de quien te lee del otro lado de la pantalla.
  • Sé cortés y sigue el protocolo. Emplea fórmulas de cortesía y dirígete a la otra persona de manera formal, sin confianzas.
  • Revisa siempre la ortografía y la gramática. Lee el texto en voz alta al menos una vez antes de enviarlo, para reducir el margen de errores.

Partes de un correo formal

Tomando  en cuenta estas consideraciones generales, podemos proceder a la escritura de un correo formal. Todo correo formal debe incluir:

  • Destinatario. Es la persona o institución a la que dirigimos el correo. En caso de haber más de una dirección, conviene usar el campo CCO (copia oculta) en vez de “para”, de modo de no revelarle a quienes reciban el correo las direcciones de los demás. Además, no luce bien enviar un mail colectivo si esperamos contar con una respuesta personalizada. Lo mejor es enviar un correo individual a cada destinatario.
  • Asunto. Es el tema del mail, la razón del envío. En este caso, debemos ser breves, concretos y completos, esto es, debemos decir en una frase qué queremos. Si nuestro correo es sobre una solicitud específica, deberíamos colocar en el asunto “solicitud de xxx”. Si es para buscar empleo o un cupo de estudios, conviene algo como “aplicación al cargo de xxx” o “aplicación al programa de xxx”. Si deseamos entregar un documento, apostemos simplemente por la descripción del documento en cuestión: “informe de ventas” o “presentación para mañana”.
  • Cuerpo del correo. Es donde escribiremos el contenido del correo. Procura siempre ser breve y lo más profesional posible. Este segmento lo podemos subdividir en:
    • Salutación o saludo. Todo correo comienza con una línea para decir a quién va dirigido el correo. Se suele utilizar la frase “estimado” o “respetado” y el nombre de a quién o quiénes nos dirigimos. Por ejemplo: “Estimado profesor Montoya” o “Respetados miembros del jurado”, o “Estimado Enrique Zuloaga”. Esta línea debe ir en solitario al inicio del correo.
    • Contenido. Iniciando una línea por debajo del saludo, este es el segmento en el que decimos qué es lo que queremos o de qué va nuestro correo. Conviene usar un tono distante pero amable, con oraciones cortas y al grano, formando párrafos cortos, en cada uno de los cuales se aborda un asunto específico. Podemos usar frases como “tengo el agrado de dirigirme a Ud.” o “le escribo en esta oportunidad para”. Además, si enviamos documentos adjuntos, conviene mencionarlo en este apartado.
    • Cierre. Forma parte también de los protocolos formales del correo, y tiende a ser una frase solitaria al término del correo, dejando un espacio en blanco cuando finaliza el contenido. Suele tratarse de una frase de cortesía con la que invitamos al lector a dar respuesta, tal como “Atentamente”, “Sin otro particular al cual hacer referencia”, “Agradecido/a por su atención” o “Esperando su pronta respuesta”.
    • Firma. La firma es lo último que va en el cuerpo del mail, e incluye nuestro nombre completo, o en caso de que el correo forme parte de una seguidilla o un intercambio, nuestras iniciales. En algunos casos, la firma puede ir acompañada de nuestro número de documento o la descripción de nuestro cargo, por ejemplo: “Miguel Yepez” y abajo: “Coordinador de ventas”, y enseguida nuestro número de teléfono por si el lector desea establecer otro tipo de comunicación.
  • Archivos adjuntos. Siempre debemos adjuntar lo que anunciamos en el cuerpo del correo, por lo que conviene antes de enviar el correo revisar que lo hayamos adjuntado y que sea, en efecto, el archivo indicado.

Ejemplos de correo formal

  1. Correo formal para solicitar un informe académico

Para: [email protected]
De: [email protected]
Asunto: Solicitud de informe académico

Estimados señores de la Universidad Nacional:

Tengo el gusto de dirigirme a ustedes para solicitar la emisión de un informe académico a mi nombre, con el cual aspiro a concursar para la asignación de una beca para el programa de pasantías durante el próximo ciclo lectivo. Por esa razón sería muy conveniente contar con el informe lo antes posible.

Agradecido desde ya por su atención y sus buenos oficios,

Atentamente,
Marco Rabanal
Alumno #846593

  1. Correo formal para aplicar a un cargo de inspector de calidad

Para: rrhh[email protected]
De: [email protected]
Asunto: Para el cargo de inspectora de calidad

Respetados sres. de Exxon:

Mi nombre es Ana Mendez, soy licenciada en comercio internacional con amplia experiencia en asuntos fiscales, y estoy interesada en el cargo de inspectora de calidad, que entiendo se encuentra actualmente vacante. Les hago entrega en adjunto de mi curriculum vitae, para ser tomada en cuenta en sus procesos de selección. Estoy segura de que mi experiencia y formación me harán una candidata idónea para su reconocida organización.

Sin otro particular al cual hacer referencia,

Muy atentamente,

Ana Méndez
Tlf: +99 3923 1734

  1. Correo formal para notificar el rechazo de una solicitud de crédito

Para: [email protected]
De: [email protected]
Asunto: Su solicitud de consideración crediticia

Estimado Miguel:

Me dirijo a Ud. para saludarle y hacer de su conocimiento que el comité de evaluación crediticia ha considerado su caso y ha tomado la decisión de rechazar su solicitud de crédito (número de solicitud #345648) de fecha 15/08/2021. Los motivos alegados por el comité para tomar dicha decisión fueron:

192 – Falta de respaldo crediticio

Tenga en cuenta que puede realizar una nueva solicitud a través de los canales regulares, sin que este resultado afecte en absoluto las futuras consideraciones del comité.

Atentamente,

Jorge Pereira
Ejecutivo crediticio
Sucursal 004 – Banco de Inversiones

Referencias:

¿Qué es el lenguaje formal?

Se llama lenguaje formal o registro lingüístico formal a uno de los modos de empleo del idioma, en el que más atención se presta a las normas de corrección y a los protocolos de cortesía, dado que la situación requiere de un trato respetuoso. Es el registro aconsejado para comunicarnos con instituciones, personas de mayor jerarquía o en eventos sociales de mucha importancia. A grandes rasgos, el lenguaje formal se caracteriza por:

  • Utilizar palabras cultas y oraciones complejas.
  • Utilizar fórmulas de cortesía que no utilizamos en el habla informal.
  • Evitar el uso de groserías y coloquialismos.
  • Prestar atención a la dicción y la pronunciación, en caso de ser una comunicación oral. Si es escrita, se presta atención al estilo.

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Enciclopedia de Ejemplos (2019). "Cómo escribir un correo formal". Recuperado de: https://www.ejemplos.co/como-escribir-un-correo-formal/