Las funciones de oficina son aquellas tareas y actividades que realizan los empleados de una compañía o de una institución. Por ejemplo: clasificación de documentos y archivos, recepción de correo y paquetes, notificación de novedades.
En una oficina, cada empleado tiene asignadas determinadas funciones según su puesto y su responsabilidad. Esta división de tareas es fundamental para que una empresa o una organización sea eficaz y eficiente, para que el trabajo cotidiano se desarrolle correctamente y para alcanzar metas y objetivos a largo plazo.
Generalmente, cuando una persona está buscando trabajo, incluye en su curriculum vitae cuáles son sus habilidades, es decir, las funciones de oficina que puede desempeñar.
- Ver además: Objetivos de una empresa
Ejemplos de funciones de oficina
- Atención a clientes. Esta función es desempeñada, generalmente, por los recepcionistas de la oficina y consiste en comunicarse personalmente, por correo electrónico o por redes sociales con los clientes para resolver sus dudas, tomar sus pedidos, entre otros.
- Redacción de informes. Esta función es desempeñada por distintos empleados de la oficina y consiste en escribir un texto en el que se explican detalladamente proyectos, metas, objetivos, tareas, novedades, entre otros.
- Control de stock o de inventario. Esta función consiste en llevar un registro de la cantidad real que hay de cada insumo necesario para las actividades de una empresa o de una compañía.
- Organización de agenda y de horarios. Esta función, generalmente, es desempeñada por asistentes o secretarios y consiste en programar las distintas actividades que se llevan a cabo en una oficina, como reuniones, inspecciones, presentaciones y fechas de entrega de productos.
- Presentaciones. Esta función es realizada por distintos empleados y consiste en hacer una exposición sobre el estado de la empresa, la explicación de un nuevo proyecto, la reorganización de tareas, entre otros.
- Planificación y organización de tareas. Esta función es desempeñada por empleados que tienen cargos jerárquicos altos, como jefes, directores de área o gerentes, y consiste en establecer qué persona realizará cada tarea o actividad.
- Organización de la logística. Esta función consiste en planificar cómo se desarrollarán aquellas actividades de una compañía que dependen de muchas personas que trabajan fuera de esta, como la entrega de productos, la recepción de materiales y el envío de paquetes.
- Control de finanzas. Esta función, generalmente, es desempeñada por contadores y administradores, y consiste en calcular la diferencia entre beneficios y costos con el objetivo de determinar si la compañía es rentable o no y si hubo ganancias o pérdidas.
- Utilización de programas informáticos. Esta función tiene que poder ser llevada a cabo por todos los empleados de la oficina, ya que gran parte de las tareas requiere el uso de programas de computadoras.
- Selección del personal. Esta función suele ser desempeñada por jefes y consiste en entrevistar, seleccionar y contratar a empleados que estén calificados para cubrir distintos puestos.
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